NL 
EN 
FR 
DE 
Case: H.M. Verploegen
We weten het allemaal. Alles rondom leveringen van goederen gaat gepaard met veel contacten en veel informatie-uitwisseling. Henri: “Verploegen heeft zich gespecialiseerd in het zogenaamde groupage transport.
Schoenmaker blijf bij je leest: deskundigheid van Benelux Group bewijst zich
Specialisatie loont. Dat bewijst zich elke dag weer in allerlei branches en markten. Dat ziet ook transportspecialist H.M. Verploegen. “Waar wij goed zijn in de complete logistiek rondom de tijdige en correcte aflevering van de goederen van onze klanten, zo zien wij dat Benelux Group met de oplossing M-Files helemaal thuis is in informatielogistiek: daarom maken we graag alweer enkele jaren succesvol gebruik van hun diensten en van M-Files als ons centraal informatiebeheerplatform”, aldus Henri Verploegen, directeur van Transportbedrijf H.M. Verploegen.
We weten het allemaal. Alles rondom leveringen van goederen gaat gepaard met veel contacten en veel informatie-uitwisseling. Henri: “Verploegen heeft zich gespecialiseerd in het zogenaamde groupage transport. Dat betekent fijnmazige distributie en levering van goederen van meerdere klanten in één transport naar verschillende locaties. Dit type gecombineerde transporten maakt het voor onze klanten betaalbaar, zonder te hoeven inleveren op kwaliteit. Maar dan moet het voor ons wel in één keer goed gaan. Omdat wij ons in de loop der jaren hebben gespecialiseerd in dit type distributie, kent dit proces geen geheimen voor ons. We weten wat we moeten doen, met op elk moment volledige controle, om efficiënt, effectief alle stappen te kunnen doorlopen.”
Kennis en deskundigheid
Door de jaren heen heeft H.M. Verploegen zich ontwikkeld als specialist in nationale en internationale distributie. Henri: “Vanuit onze drie vestigingen, Wijchen (NL), Lyon (Fr) en Düsseldorf (Dld) realiseren we internationale transporten door Polen, Frankrijk, Duitsland, Denemarken en de rest van Europa. Die transportdiensten gaan verder dan enkel het plannen en uitvoeren van transporten. Onze dienstverlening behelst het beheren van de hele logistiekketen rondom (levering van) het product. We willen onze klanten goed kunnen bedienen, van eerste contact tot de daadwerkelijke levering. Daarom hebben we al vroeg geïnvesteerd in automatisering.
We maken gebruik van diverse systemen, maar vooral het systeem voor de transportlogistiek in combinatie met ons klantsysteem (CMS) is voor ons leidend. Niettemin, rondom elke levering is nogal wat documentatie gemoeid, van eerste contact tot offerte en levering met pakbonnen en facturen etc. Kortom, qua informatiebeheer een behoorlijke uitdaging om dat allemaal goed te beheren. Te meer daar in onze branche nog lang niet alles digitaal is. We zochten dus aanvullende kennis en deskundigheid om die uitdagingen adequaat op te lossen.”
Beschikbaarheid, bereikbaarheid en vindbaarheid
“Automatisering scheelt niet alleen veel tijd (en dus geld) maar voorkomt ook menselijke fouten en zorgt voor hogere kwaliteit van de processen”, ziet Henri. “Bovendien, onze mensen zijn altijd onderweg en dan werkt het niet goed als je ze moet bellen om iets door te geven of ze moeten allerlei papieren doornemen of op te zoeken. Sinds kort hebben we een nieuw onboard-systeem in onze auto’s. Daarin moet alle relevante informatie over de transporten en onze leveringen eenvoudig toegankelijk zijn.” Beschikbaarheid, bereikbaarheid en vindbaarheid waren de grootste uitdagingen als het gaat om documenten rondom de levering van goederen voor onze klanten. Henri: “Niet alleen voor de mensen onderweg, maar ook voor de mensen die op de vestigingen het proces verder administratief ondersteunen. We zochten dus een partner die ons kon helpen met de volgende stap te zetten, vooral in de optimalisering van ons informatiebeheer.”
“Waar wij goed zijn in de complete logistiek rondom de tijdige en correcte aflevering van de goederen van onze klanten, zo zien wij dat Benelux Group met de oplossing M-Files helemaal thuis is in informatielogistiek: daarom maken we graag alweer enkele jaren succesvol gebruik van hun diensten en van M-Files als ons centraal informatiebeheerplatform”. Henri Verploegen, directeur Transportbedrijf H.M. Verploegen.
Intelligent informatiebeheer
Toeval bracht Benelux Group en H.M. Verploegen bij elkaar, maar de klik was er direct. Henri: “Met behulp van Benelux Group hebben we M-Files geïmplementeerd. Via M-Files hebben alle medewerkers direct, veilig en volledig alle informatie met betrekking tot hun zoekvraag en in de juiste context bij elkaar. Het dossiernummer in het CMS is de belangrijkste ingang naar een dossier of document, maar daarnaast kun je zoeken op de vestiging, klant, order, factuur, etc. Dat zijn allemaal relevante criteria waarop je informatie die bij elkaar hoort bij elkaar kunt houden. M-Files combineert al die gegevens op een intelligente manier en zorgt ervoor dat alle documenten die op enige wijze met elkaar en een levering te maken hebben, aan elkaar gekoppeld worden; in de juiste context worden geplaatst. Zo heb je altijd overzicht van alle beschikbare informatie over de klant of de vracht. Informatie wordt maar één keer opgeslagen en is vervolgens via M-Files beschikbaar. Het werkt perfect.”
Digitaliseren en uitlezen
Naast M-Files wordt de Scansys-herkenningssoftware gebruikt om informatie die op papier staat te digitaliseren en ‘uit te lezen’. Die gegevens gaan met het digitale document vervolgens direct door naar M-Files. Dat geldt ook voor alle pdf-documenten. “Dat is in feite niets anders dan digitaal papier als je er niets mee doet om de gegevens erop te kunnen ontsluiten. In M-Files wordt het weer op dezelfde slimme manier beheerd als de al digitale beschikbare informatie met betrekking tot die klant of levering. Zo sluit alles naadloos op elkaar aan.”
