Zusammenarbeit mit der
Benelux Group - M-Datei-Lösung

Fall: H.M. Verploegen

Wir alle wissen es. Mit der Auslieferung von Waren sind zugleich auch immer zahlreiche Kontakte und der Austausch vieler Informationen verbunden. Henri: „Verploegen hat sich auf den sogenannten Sammelguttransport spezialisiert.

Schuster bleib bei deinen Leisten: Fachkompetenz der Benelux Group unter Beweis gestellt

Spezialisierung lohnt sich. Dies zeigt sich jeden Tag aufs Neue in diversen Branchen und Märkten. Das ist auch dem Transportspezialisten H.M. Verploegen bewusst. „Während wir stark sind in puncto kompletter Logistik im Hinblick auf die fristgerechte und korrekte Auslieferung der Waren unserer Kunden, können wir feststellen, dass die Benelux Group mit der Lösung durch M-Dateien ganz und gar auf dem aktuellsten Stand der Informationslogistik ist: daher nehmen wir nun auch schon wieder seit einigen Jahren gerne und erfolgreich ihre Dienste in Anspruch und nutzen M-Dateien als unsere zentrale Plattform zur Informationsverwaltung“, so Henri Verploegen, Geschäftsführer des Transportunternehmens H.M. Verploegen.

Wir alle wissen es. Mit der Auslieferung von Waren sind zugleich auch immer zahlreiche Kontakte und der Austausch vieler Informationen verbunden. Henri: „Verploegen hat sich auf den sogenannten Sammelguttransport spezialisiert. Dies beinhaltet eine feinmaschige Verteilung und Lieferung von Waren mehrerer Kunden in einem einzigen Transport an verschiedene Orte. Dieser Typ kombinierter Transporte macht den Transport für unsere Kunden bezahlbar, ohne dass Abstriche bei der Qualität notwendig werden. Jedoch muss es dann für uns auch mit einem Mal gut abgewickelt werden. Weil wir uns im Laufe der Jahre auf diesen Typ der Verteilung spezialisiert haben, gibt es für uns folglich auch keine Geheimnisse in diesem Prozess mehr. Wir wissen, was wir tun müssen, wobei zu jedem Zeitpunkt eine vollständige Kontrolle wesentlich ist, um effizient und effektiv alle Schritte durchlaufen zu können.“

Fachkompetenz und Know-how

Im Laufe der Jahre hat sich H.M. Verploegen zu einem Spezialisten für nationale und internationale Verteilung entwickelt. Henri: „Aus unseren drei Niederlassungen Wijchen (Niederlande), Lyon (Frankreich) und Düsseldorf (Deutschland) realisieren wir internationale Transporte durch Polen, Frankreich, Deutschland, Dänemark und das übrige Europa. Die Transportdienstleistungen gehen über die Planung und Ausführung von Transporten hinaus. Unsere Dienstleistungen umfassen das Management der gesamten Logistikkette, die das Produkt (bzw. dessen Lieferung) zum Gegenstand hat. Wir möchten unsere Kunden gut bedienen können, vom ersten Kontakt bis zur tatsächlichen Auslieferung. Aus diesem Grunde haben wir schon frühzeitig in die Automatisierung investiert.

Wir nutzen verschiedene Systeme, vor allem aber ist das System für die Transportlogistik in Kombination mit unserem Kundenmanagementsystem (CMS) für uns ausschlaggebend. Dennoch ist ungeachtet dessen in Bezug auf jede Lieferung eine recht umfangreiche Dokumentation erforderlich, beginnend ab dem ersten Kontakt, über Angebote bis hin zur tatsächlichen Lieferung mit Lieferscheinen, Rechnungen u. dgl. Kurzum: eine erhebliche Herausforderung im Hinblick auf die Datenverwaltung, um allen Aspekten genügen und die Abläufe gut beherrschen zu können. Dies umso mehr, als dass in unserer Branche bei Weitem noch nicht alles digitalisiert ist. Wir waren somit auf der Suche nach zusätzlichem Know-how und ergänzender Fachkompetenz, um diese Herausforderungen angemessen lösen zu können.“

Verfügbarkeit, Erreichbarkeit und Auffindbarkeit

„Automatisierung bringt nicht nur zeitliche (und damit finanzielle) Vorteile, sondern hilft auch, menschliche Fehlerquellen zu vermeiden und außerdem eine höhere Qualität der Abläufe zu gewährleisten“, so Henri. „Darüber hinaus sind unsere Mitarbeiter immer unterwegs und dann funktioniert es nicht so gut, wenn man sie anrufen muss, um ihnen etwas mitzuteilen, oder wenn sie sich um Papiere kümmern müssen. Seit Kurzem haben wir ein neues Onboard-System in unseren Fahrzeugen. In diesem System müssen alle relevanten Daten und Informationen in Bezug auf die Transporte und unsere Lieferungen auf einfache Weise zugänglich sein.“ Verfügbarkeit, Erreichbarkeit und Auffindbarkeit waren die größten Herausforderungen in puncto Dokumentation von Warenlieferungen unserer Kunden. Henri: „Nicht nur für die Mitarbeiter unterwegs, sondern auch für die Menschen, die in unseren Niederlassungen die Abläufe verwaltungstechnisch unterstützen. Wir suchten also einen Partner, der uns dabei helfen konnte, die nächsten Schritte einzuleiten, insbesondere bei der Optimierung unserer Datenverwaltung.“

„Während wir stark sind in puncto kompletter Logistik im Hinblick auf die fristgerechte und korrekte Auslieferung der Waren unserer Kunden, können wir feststellen, dass die Benelux Group mit der Lösung durch M-Dateien ganz und gar auf dem aktuellsten Stand der Informationslogistik ist: daher nehmen wir nun auch schon wieder seit einigen Jahren gerne und erfolgreich ihre Dienste in Anspruch und nutzen M-Dateien als unsere zentrale Plattform zur Informationsverwaltung.“ Henri Verploegen, Geschäftsführer des Transportunternehmens H.M. Verploegen.

Intelligentes Datenmanagement

Der Zufall brachte die Benelux Group und H.M. Verploegen zusammen, und es hat sofort geklickt. Henri: „Mit Hilfe der Benelux Group haben wir M-Dateien implementiert. Über M-Dateien können alle Mitarbeiter direkt, auf sichere Weise und vollständig auf jegliche Daten und Informationen in Bezug auf ihre jeweilige Suchanfrage zugreifen und erhalten dabei auch den jeweiligen Kontext. Die Vorgangsnummer im CMS (unserem Kundenmanagementsystem) ist der wichtigste Zugang zu einem Vorgang oder Dokument, aber zudem kann auch nach Niederlassung, Kundenname, Auftrag, Rechnung u.a. gesucht werden. Dies alles sind relevante Kriterien, mit denen Daten und Informationen, die zusammengehören, beisammengehalten werden können. In M-Dateien können alle diese Daten auf intelligente Weise kombiniert werden, wobei die M-Dateien es ermöglichen, dass alle Dokumente, die auf irgendeine Weise miteinander und mit einer bestimmten Lieferung zusammenhängen, miteinander verknüpft und im richtigen Kontext platziert werden. Auf diese Weise liegt stets eine Übersicht aller verfügbaren Informationen in Bezug auf einen Kunden oder auf die Fracht vor. Daten und Informationen werden nur einmalig gespeichert und sind sodann über M-Dateien abrufbar. Es funktioniert perfekt.“

Digitalisierung und Auslesen

Neben M-Dateien kommt auch die Scansys-Erkennungssoftware zum Einsatz, um Informationen, die auf Papier stehen, zu digitalisieren und 'auszulesen'. Diese Daten werden mit dem digitalen Dokument anschließend direkt in die M-Dateien übertragen. Dies gilt auch in Bezug auf alle PDF-Dateien. „Dies ist im Wesentlichen eigentlich nichts anderes als digitales Papier, wenn man nichts damit macht, um die darauf befindlichen Daten zu entschlüsseln. In M-Dateien werden die Daten wieder auf die gleiche intelligente Art und Weise verwaltet, wie die bereits digital verfügbaren Informationen in Bezug auf einen bestimmten Kunden oder bezüglich der jeweiligen Lieferung. So schließt alles nahtlos aneinander an.“

„In M-Dateien verfügen unsere Mitarbeiter direkt, auf sichere Weise und vollständig über alle Daten und Informationen in Bezug auf ihre jeweilige Suchanfrage und finden die Daten auch im jeweils gegebenen Kontext.“

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