Coopération Benelux Group
- solution M-files

Cas : H.M. Verploegen

Nous le savons tous. Tout ce qui concerne les livraisons de marchandises s’accompagne de nombreux contacts et de nombreux échanges d’informations. Henri : « Verploegen s’est spécialisé dans ce qu’on appelle le transport de groupage.

À chacun son métier : l’expertise de Benelux Group a fait ses preuves

La spécialisation porte ses fruits. Cela se vérifie chaque jour dans toutes sortes de secteurs et de marchés. Le spécialiste des transports H.M. Verploegen le voit également. « Là où nous sommes bons dans la logistique complète relative à la livraison rapide et correcte des marchandises de nos clients, nous constatons que Benelux Group est parfaitement à l’aise dans la logistique de l’information avec la solution M-Files : c’est pourquoi nous sommes heureux d’utiliser avec succès leurs services et M-Files en tant que plate-forme centrale de gestion de l’information depuis plusieurs années », selon Henri Verploegen, directeur de l’entreprise de transports H.M. Verploegen.

Nous le savons tous. Tout ce qui concerne les livraisons de marchandises s’accompagne de nombreux contacts et de nombreux échanges d’informations. Henri : « Verploegen s’est spécialisé dans ce qu’on appelle le transport de groupage. Cela signifie une distribution finement maillée et la livraison de marchandises de plusieurs clients dans un seul transport vers différents endroits. Ce type de transport groupé le rend abordable pour nos clients, sans avoir à faire de compromis sur la qualité. Mais ensuite, cela doit bien se passer pour nous sur toute la ligne. Étant donné que nous nous sommes spécialisés au fil des ans dans ce type de distribution, ce processus n’a plus de secret pour nous. Nous savons ce que nous devons faire, avec un contrôle total à tout moment, pour pouvoir passer par toutes les étapes de manière efficace et efficiente. »

Connaissances et expertise

Au fil des ans, H.M. Verploegen s’est développé pour devenir le spécialiste de la distribution aux Pays-Bas et à l’échelle internationale. Henri : « À partir de nos trois sites, Wijchen (NL), Lyon (FR) et Düsseldorf (DE), nous effectuons des transports internationaux à travers la Pologne, la France, l’Allemagne, le Danemark et le reste de l’Europe. Ces services de transport vont au-delà de la simple planification et des services de transport. Nos services comprennent la gestion de l’ensemble de la chaîne logistique autour (de la livraison) du produit. Nous voulons être en mesure de bien servir nos clients, du premier contact à la livraison proprement dite. Raison pour laquelle nous avons investi très tôt dans l’automatisation.

Nous utilisons différents systèmes, mais c’est le système de logistique de transport joint à notre système client (CMS) qui constitue pour nous le fil directeur. Néanmoins, une quantité non négligeable de documents est associée à chaque livraison, du premier contact au devis et à la livraison avec les bordereaux d’expédition, les factures, etc. Bref, en matière de gestion de l’information, gérer tout cela correctement représente un réel défi. D’autant plus que tout dans notre secteur n’est pas encore numérisé. Nous recherchions donc des connaissances et une expertise supplémentaires pour résoudre ces défis de façon adéquate. »

Disponibilité, accessibilité et facilité de recherche

Henri : « L’automatisation permet non seulement d’économiser beaucoup de temps (et donc d’argent), mais aussi d’éviter les erreurs humaines et d’assurer une meilleure qualité des processus. De plus, nos collègues sont toujours en déplacement et cela pose un problème si vous devez les appeler pour leur transmettre quelque chose ou s’ils doivent chercher ou parcourir toutes sortes de documents. Nous disposons depuis peu d’un nouveau système embarqué dans nos véhicules. Toutes les informations pertinentes sur les transports et nos livraisons doivent y être facilement accessibles. » La disponibilité, l’accessibilité et la facilité de recherche étaient les plus grands défis en matière de documents concernant la livraison de marchandises pour nos clients. Henri : « Non seulement pour les personnes sur la route, mais aussi pour celles qui soutiennent administrativement le processus dans les succursales. Nous étions donc en quête d’un partenaire susceptible de nous aider à passer à l’étape suivante, notamment dans l’optimisation de notre gestion de l’information. »

« Là où nous sommes bons dans la logistique complète relative à la livraison rapide et correcte des marchandises de nos clients, nous constatons que Benelux Group est parfaitement à l’aise dans la logistique de l’information avec la solution M-Files : c’est pourquoi nous sommes heureux d’utiliser avec succès leurs services et M-Files en tant que plate-forme centrale de gestion de l’information depuis plusieurs années. » Henri Verploegen, directeur de la société de transport H.M. Verploegen.

Gestion intelligente de l'information

C’est une coïncidence qui a réuni Benelux Group et H.M. Verploegen, mais le déclic a été immédiat. Henri : « Nous avons implémenté M-Files avec l'aide de Benelux Group. Avec M-Files, tous les employés disposent immédiatement, de manière sécurisée et complète, et dans le bon contexte de toutes les informations liées à leur requête de recherche. Le numéro de dossier dans le CMS est l'entrée principale d'un dossier ou d'un document, mais vous pouvez également effectuer une recherche par localisation, client, commande, facture, etc. Autant de critères pertinents à partir desquels vous pouvez conserver des informations allant de pair. M-Files combine intelligemment toutes ces données et veille à ce que tous les documents qui sont liés de quelque manière que ce soit entre eux et à une livraison soient rattachés et placés dans le bon contexte. Vous disposerez ainsi constamment d’une vue d’ensemble de toutes les informations disponibles sur le client ou le fret. Les informations ne sont enregistrées qu'une seule fois et sont ensuite disponibles via M-Files. Cela fonctionne parfaitement. »

Numérisation et lecture

En plus de M-Files, le logiciel de reconnaissance Scansys est utilisé pour numériser et « lire » les informations sur papier. Ces données sont ensuite transmises directement à M-Files avec le document numérique. Ceci s'applique également à tous les documents PDF. Ce n'est en fait rien de plus que du papier numérique si vous ne faites rien avec pour pouvoir ouvrir les données qu'il contient. Dans M-Files, la météo est gérée de la même façon intelligente que les informations déjà disponibles numériquement concernant ce client ou cette livraison. Le tout en parfaite convergence. »

« Grâce à M-Files, ils disposent immédiatement, en toute sécurité, complètement et dans le bon contexte de toutes les informations liées à leur requête de recherche.

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